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快乐飞艇代理会议常常被认为是工作中的效率洼地,不知在家办公的你是否仍被低效(甚至更低效)会议所困扰着。我总结了几招,有望避免会议冗长、疲劳,与君共勉。如果大家尝试使用,期望使用之后回来交流分享下,看如何可以继续优化会议体验。

  

1.Before:这个会,非开不可吗?

为了确保会议是非开不可的,会议发起者(大多数情况下也是会议主持人)在决定发起会议前,要明确的知道此次会议的类型及目标,只有这点是明确的、且适合会议讨论沟通的,本次开会才是有必要的。比如收集某些意见资料,就可以通过协同文档等方式在线收集,成员们可以异步进行,不需要同时在一起沟通交流,就没必要特意开会。
 
会议类型通常有问题讨论、决议决策、通报事项等种类,类型加上具体内容,就构成了本次会议的目标。
即便会议非开不可,时间也应尽量缩短。毕竟多数会议的最终目的也是推进事项的落地执行。越少时间花费在讨论上,就可以有越多的时间干活执行。不然的话上班时间被侵吞的太多,实际的活儿计就得加班来干了。
 
 

2.Before:两手空空就去开会吗?

当然不行!所有参会人会议前都要做好充分准备,这才有可能让大家牺牲出来的这段时间发挥出1+1>2的效果。
具体来说,
会议发起者:需要做好预估会议时长、预约参会者时间、通知会议目标、分发阅读材料、提醒准备内容、准备物料设备等准备工作。
 
参会人员:发起会议时,根据会议的内容目标就可以确定需要参会的人员。参会人员应尽量精选、与目标直接相关。成员越少,管理难度越低,会议越容易落实到行动。
 
另外,个人感觉要注意此会议领导是否会旁听/参与/主持,在进行会议通知时也需要告知其他参会人员,让大家有一定的心理准备与资料准备。
 
关于时间:通常需要协调参会人员的时间来确定。现在很多办公软件会同步同事们的日程安排,可以选择大家都空闲的时间安排会议。如果无法借助这些工具,预约参会者时间时,可以优先单独预约重要参会人,协调其他次要/旁听参会人。
另外,时间点、会议内容的通知应提前至少24小时,让大家有空间调整自己的工作计划,同时有时间了解、准备会议相关内容。建议开会时间点选择在上下午上班后的1小时后,这样大家既能够得到较好的修整,还有一定的时间再准备准备参会内容。
 
除了会议发起者,参与者也有许多内容需要准备:根据会议目标、发起者提醒,来阅读并同步背景信息、做出一定的决策或方案构思。这样既可以避免会议上耗费时间介绍背景知识,也可以避免会上短时间的思考不够全面、返工重来,总之可以更快更好地推动决策。 
 
 

3.Ing:议程节奏把控

开会过程中,主持人十分关键,需要把控整个议程节奏不要跑偏。会议的议程一般包括:

  • 1. 背景、目的简介;
  • 2. 补充提供相关信息;
  • 3. 表达观点;
  • 4. 达成一致。
主持人需要根据预估的会议时长,要估计好每个部分的耗时,并在开会过程中严格把控,一旦发现时间邻近,要及早收尾。避免大会下面开小会、陷入细节等,都是需要注意的问题。当主持人对此把握不佳时,参会的我们也可以适当地提醒大家回归会议节奏。另外,考虑到人的注意力是有限的,一般20-30分钟内注意力会比较集中,当会议目标较大、时长较长时,可以将目标分割成几部分来讨论决策,逐个破解。 
 
 

4.Ing:用「设计思维」来开会

设计是识别问题、解决问题的过程,那么针对开会疲劳这个问题,同样可以引入设计思维和方法来解决。如谷歌的设计冲刺、SMART原则(Specific/明确性、Measurable/可衡量、Attainable/可实现、Relevant/相关性、Time-bound/时限性),都是可以应用在会议上的模式或原则。除此之外,会议也应该不断地被迭代优化,保证它与当前团队和任务目标契合度最佳。
在此想介绍一种非常非常落地的方法,翻译过来名为「闪电决策法」,步骤主要包括:
1. 每人单独列出自己待解决的问题;
2. 逐一阐述问题;
3. 投票选择最应该解决的问题;
4. 将该问题标准化,转化为可执行的任务;
5. 每人单独为该问题提供尽可能多的解决方案;
6. 投票选择最佳的解决方案;
7. 将解决方案按得票数整理;
8. 评估各方案的投入/产出比,决定执行排期。
 
该方法将问题的提出与排序、解决方案的提出与排序这些核心讨论环节都落实到每个人头上,将思考过程并行、将决策过程收拢,充分调用所有参会人员的思考,同时避免过程中两两沟通的时间损耗,可以准确、有效地定位关键问题、产出解决方案。类似地可以应用到会议中的方式肯定还有很多,希望你的团队可以迭代出最适合你们工作模式的开会方式。 
 
 

思路3:转化负面情绪

行百里者半九十。会议临近结束以及刚结束的部分,是关乎会议成效的重要部分。具体来说,在会议决策看似达成一致时,一定要请相关执行者表态,看对决策是否存有疑惑、执行起来是否有困难、可完成的时间等,确保决策在会后可以顺利推进。当你作为决策执行者时,有疑虑或需要支撑的部分,也一定要在会上提出,因为排除执行过程中的疑虑、支撑推进是会议的核心目标。
会后,会议发起者应及时地将会议纪要同步给所有参会人员,以强化会中的决策与安排。通常需要明确指出的是核心议题、关键结论(如要达成的目标、具体任务及任务负责人)、时间节点、待商讨的事项及负责人等。对于具体任务、待商讨事项还应根据时间节点和负责人持续跟踪推进,并且及时通报。 
 
 

划重点

本文从开会不同阶段的5个角度提出了提高效率与质量的建议,希望可以帮助迭代优化现有的开会方式,节省时间来磕图。具体包括:
  • 1. 确定会议的必要性;
  • 2. 主持人和参会者在会前都应做好充足准备;
  • 3. 会议过程中,要把控议程与节奏,有紧迫感地思考解决问题;
  • 4. 同时,有许多设计思维方法很适合在会议中促进群策群力,避免群体心理和行为的影响;
  • 5. 会议后半段及结束后,要注意对落地执行的最终确认、对核心决策点的记录通报,保证会议决策可以推进下去。

 

原文地址:(公众号)
作者:鹤一

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